Tyto zásady vysvětlují, jak nakládáme s osobními údaji v aplikacích Joplan (https://joplan.cz) a Helpiona (https://helpiona.cz) a na jejich webech. Zpracování probíhá v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR).
Provozovatel: Mgr. Jiří Sobek, Fetrovská 937/26, 160 00 Praha 6, IČO: 67791492, e-mail: info@joplan.cz, info@helpiona.cz, tel.: +420 602 885 857.
Osobní údaje zpracováváme ve dvou rolích:
Rozsah určuje organizace. Obvykle jde o:
Tyto údaje mohou obsahovat i údaje o zdravotním stavu. Pracovníci mají vkládat jen údaje nezbytné pro poskytování sociální služby a individuální plánování.
| Účel | Jaké údaje | Právní základ |
|---|---|---|
| Poskytování aplikací, správa účtů, technická podpora | údaje organizace a pracovníků | plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR |
| Fakturace a účetnictví | fakturační údaje organizace | právní povinnost, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR |
| Zabezpečení aplikací, auditní záznamy | technické údaje o přístupech a operacích | oprávněný zájem na bezpečnosti služby, čl. 6 odst. 1 písm. f) a čl. 32 GDPR |
| Informace o službách a kurzech stávajícím zákazníkům | e-mail kontaktní osoby | oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; odběr lze kdykoli odhlásit |
| Novinky pro zájemce, kteří se přihlásili k odběru na webu | e-mail, jméno | souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; souhlas lze kdykoli odvolat |
| Tvorba individuálních plánů a záznamů o klientech | údaje o klientech | pokyn správce (organizace) podle čl. 28 GDPR |
Údaje o klientech nepoužíváme k žádnému jinému účelu než k poskytování služby organizaci.
Využíváme prověřené dodavatele, kteří splňují požadavky GDPR. Údaje o klientech se ukládají a zpracovávají pouze u AWS a Microsoft Azure. Postmark pracuje jen s e-mailovými adresami pracovníků.
| Dodavatel | Účel | Umístění dat |
|---|---|---|
| Amazon Web Services (AWS) | hosting aplikací a databáze, zálohy | EU – Německo (Frankfurt) |
| Microsoft Azure OpenAI | generování textů funkcí Helpiona | EU – zpracování v zemích EU, uložení v Německu |
| Microsoft Azure OpenAI | generování ilustračních obrázků funkcí Helpiona | uložení v EU (Polsko), zpracování může proběhnout i mimo EU |
| Postmark (ActiveCampaign) | systémové e-maily pracovníkům (přihlášení, upozornění) | USA |
| FAPI | objednávky, fakturace a platby | EU |
| SmartEmailing | rozesílání informačních a marketingových e-mailů | EU |
| Trivi a externí účetní kancelář | účetnictví | EU – Česká republika |
| Google (Google Analytics) | měření návštěvnosti webu, jen se souhlasem | USA |
U dodavatelů se sídlem v USA a u zpracování mimo EU je ochrana údajů zajištěna certifikací v rámci EU-US Data Privacy Framework nebo standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí.
Údaje neprodáváme a nepředáváme třetím osobám k jejich vlastním účelům. Orgánům veřejné moci je poskytneme jen tehdy, když nám to ukládá zákon.
| Údaje | Jak dlouho |
|---|---|
| Údaje organizace, kontaktních osob a pracovníků | po dobu trvání smlouvy a 1 rok po jejím skončení (pro případné reklamace a nároky) |
| Účetní a daňové doklady | 10 let podle zákona |
| Údaje o klientech | po dobu trvání smlouvy; organizace je může kdykoli smazat v aplikaci. Po skončení smlouvy je smažeme nejpozději do 90 dnů |
| Zálohy | údaje v zálohách jsou přepsány nejpozději do 30 dnů od smazání |
| Auditní záznamy | 2 roky, poté se automaticky mažou |
| Marketingové e-maily | do odhlášení odběru nebo odvolání souhlasu |
Umělá inteligence (Helpiona). Funkce Helpiona je provozována v souladu s nařízením (EU) 2024/1689 (Akt o umělé inteligenci). Nejde o vysoce rizikový systém: slouží k psaní návrhů textů, ne k rozhodování o klientech. Pracovníci jsou v aplikaci vždy informováni, když text navrhuje umělá inteligence. Texty zpracovává Microsoft Azure OpenAI výhradně v zemích EU. Při tvorbě ilustračního obrázku se do Azure OpenAI posílá křestní jméno klienta a text vybrané části jeho plánu; rodná čísla, telefonní čísla a e-mailové adresy se z textu automaticky odstraňují. Tento požadavek může Microsoft zpracovat i mimo EU, uložená data zůstávají v EU. Vložená data nejsou využívána k trénování modelů umělé inteligence.
Technické cookies jsou nezbytné pro fungování aplikací, například pro přihlášení a zabezpečení účtu. Používáme je bez souhlasu, protože bez nich aplikace nefungují.
Analytické cookies ukládáme jen s vaším souhlasem, který udělujete v cookie liště na webu a můžete ho kdykoli změnit. Slouží k měření návštěvnosti (Google Analytics).
Cookies můžete omezit i v nastavení prohlížeče. Aplikace pak nemusí fungovat správně.
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu. Souhlas se zpracováním můžete kdykoli odvolat.
Požadavky posílejte na info@joplan.cz nebo info@helpiona.cz. Vyřídíme je nejpozději do jednoho měsíce.
Jste-li klientem sociální služby, obraťte se se svými požadavky přednostně na organizaci, která vám službu poskytuje. Je správcem vašich údajů; s vyřízením jí pomůžeme.
Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (https://uoou.gov.cz), na Slovensku u Úradu na ochranu osobných údajov SR (https://dataprotection.gov.sk).
Tyto zásady jsou vyhotoveny v českém a slovenském jazyce; v případě rozporu má přednost česká verze. Jsou účinné od 1. 10. 2026 a nahrazují Zásady zpracování osobních údajů aplikace Helpiona a Zásady ochrany osobních údajů uživatelů programu Joplan. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem nebo v aplikaci.