1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky“) upravují práva a povinnosti mezi Provozovatelem a Objednatelem při poskytování webových aplikací Joplan a Helpiona.
1.2. Provozovatel: Mgr. Jiří Sobek, Fetrovská 937/26, 160 00 Praha 6, IČO: 67791492, DIČ: CZ6810180344, e-mail: info@joplan.cz, info@helpiona.cz, tel.: +420 602 885 857. Provozovatel je plátcem DPH.
1.3. Objednatel je právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba, která poskytuje sociální služby nebo působí v oblasti sociálních služeb a objednává Službu pro svou podnikatelskou nebo jinou odbornou činnost. Služba není určena spotřebitelům.
1.4. Aplikace jsou webové aplikace Joplan (https://joplan.cz) a Helpiona (https://helpiona.cz). Slouží k tvorbě individuálních plánů uživatelů sociálních služeb. Helpiona je asistent s umělou inteligencí pro psaní individuálních plánů; je dostupná samostatně i jako součást aplikace Joplan.
1.5. Služba je poskytnutí licence k užívání Aplikace v rozsahu zvoleného tarifu. Provozovatel nabízí dva tarify:
Rozsah a ceník Tarifu Helpiona jsou uvedeny na https://helpiona.cz/objednat. Rozsah a cena Tarifu Joplan se sjednávají v cenové nabídce.
1.6. Klient je uživatel sociální služby, jehož údaje Objednatel v Aplikaci zpracovává. Uživatel je pracovník Objednatele, kterému Objednatel zřídil přístup do Aplikace.
1.7. Podmínky jsou nedílnou součástí smlouvy o poskytování Služby (dále jen „Smlouva“) uzavřené mezi Provozovatelem a Objednatelem písemně nebo prostředky komunikace na dálku. Odchylná ujednání ve Smlouvě mají přednost před Podmínkami.
2.1. Objednávku lze učinit:
2.2. V objednávce Objednatel uvede zvolený tarif, sjednaný počet Klientů, fakturační údaje a kontaktní osobu. Před odesláním formuláře může údaje zkontrolovat a opravit. Objednatel odpovídá za správnost uvedených údajů.
2.3. Osoba, která objednávku činí, prohlašuje, že je oprávněna jednat jménem Objednatele.
2.4. Smlouva vzniká okamžikem, kdy Provozovatel potvrdí objednávku e-mailem. Smlouva se uzavírá v českém jazyce a Provozovatel ji archivuje v elektronické podobě.
2.5. Odesláním objednávky Objednatel potvrzuje, že se seznámil s Podmínkami a souhlasí s nimi. Při uzavírání Smlouvy Objednatel souhlasí s použitím prostředků komunikace na dálku.
3.1. Služba je poskytována ode dne uvedeného v potvrzení objednávky. Přístupové údaje k Aplikaci zašle Provozovatel kontaktní osobě Objednatele e-mailem.
3.2. Aplikace je dostupná přes internet. Provozovatel je oprávněn Službu dočasně omezit nebo přerušit kvůli plánované údržbě a aktualizacím. Informaci o plánované odstávce zveřejní předem na úvodní stránce webu https://joplan.cz, případně https://helpiona.cz.
3.3. Provozovatel neodpovídá za výpadky, které nezavinil (např. výpadky poskytovatelů hostingu nebo internetového připojení). Zavazuje se vyvinout maximální úsilí, aby Službu obnovil v co nejkratším čase.
3.4. Technickou podporu poskytuje Provozovatel e-mailem na info@joplan.cz a info@helpiona.cz nebo telefonicky na čísle +420 602 885 857 v pracovní dny 9–16 hodin.
3.5. Aplikaci smí používat pouze Uživatelé, tedy zaměstnanci Objednatele a osoby v obdobném vztahu k Objednateli (např. stážisté, dobrovolníci, externí spolupracovníci), za které Objednatel odpovídá. Objednatel nesmí umožnit přístup jiným osobám.
3.6. Každý Uživatel má vlastní přístup. Přístupové údaje nesmí sdílet s jinými osobami. Objednatel odpovídá za správu přístupů svých Uživatelů a bez zbytečného odkladu zruší přístup osobám, které pro něj přestaly pracovat.
3.7. Objednatel nesmí používat Službu v rozporu s právními předpisy, k účelům nesouvisejícím s poskytováním nebo plánováním sociálních služeb, ani narušovat bezpečnost a funkčnost Aplikace.
4.1. Povaha funkce. Helpiona je podpůrný nástroj pro tvorbu textové dokumentace. Není určena k automatizovanému rozhodování o nárocích Klientů na sociální služby ani k určování priority jejich poskytování ve smyslu Přílohy III nařízení (EU) 2024/1689 o umělé inteligenci (dále jen „Akt o AI“).
4.2. Lidský dohled. Výstupy Helpiony jsou vždy pouze návrhem. O jejich obsahu a použití rozhoduje Uživatel. Objednatel zajistí, že Uživatelé každý výstup před použitím zkontrolují a upraví podle potřeb Klienta. Za konečnou podobu individuálních plánů odpovídá Objednatel.
4.3. Proškolení Uživatelů. Objednatel zajistí, že Uživatelé pracující s Helpionou mají dostatečnou úroveň znalostí o práci s umělou inteligencí (čl. 4 Aktu o AI). K tomu může využít návod a doporučení pro bezpečnou práci s umělou inteligencí na adrese https://helpiona.cz/navod.
4.4. Zakázané použití. Je zakázáno používat Helpionu k praktikám, které Akt o AI zakazuje, např. k sociálnímu bodování nebo hodnocení rizikovosti osob bez lidského úsudku.
4.5. Minimalizace údajů. Uživatelé mají do Helpiony vkládat jen údaje o Klientech, které jsou pro tvorbu plánu nezbytné.
4.6. Pro generování textů využívá Provozovatel službu Microsoft Azure OpenAI s daty zpracovávanými v Evropské unii. Vložená data nejsou využívána k trénování modelů umělé inteligence.
5.1. Provozovatel uděluje Objednateli nevýhradní, nepřenosnou a územně neomezenou licenci k užívání Aplikace v rozsahu zvoleného tarifu, a to po dobu trvání Smlouvy.
5.2. Objednatel nesmí Aplikaci prodávat, sublicencovat, pronajímat, postoupit ani zpřístupnit třetím osobám. Nesmí ji kopírovat, zpětně analyzovat ani používat k vývoji konkurenčního produktu.
5.3. Veškerá práva k Aplikaci (název, logo, zdrojový kód, software, texty, videa, grafika, návody) náleží Provozovateli.
5.4. Data, která Objednatel a jeho Uživatelé do Aplikace vloží, a výstupy vytvořené v Aplikaci (včetně textů vygenerovaných Helpionou) patří Objednateli. Objednatel je smí volně používat a poskytovat svým zaměstnancům, Klientům, jejich rodinám a opatrovníkům.
5.5. Provozovatel smí data Objednatele používat jen k poskytování Služby. Anonymizované a souhrnné údaje o používání Aplikace (např. počty přihlášení nebo využití funkcí) smí používat ke zlepšování Aplikace; tyto údaje neobsahují osobní údaje Klientů.
6.1. Cena Služby se u obou tarifů odvíjí od sjednaného počtu Klientů, pro které Objednatel Službu využívá. Ceník Tarifu Helpiona je zveřejněn na https://helpiona.cz/objednat. Cena Tarifu Joplan se stanoví v cenové nabídce, kterou si Objednatel vyžádá od Provozovatele, a zahrnuje i funkci Helpiona. Ceny obou tarifů jsou uvedeny včetně DPH.
6.2. Cena se hradí předem za zvolené předplatné období. U Tarifu Joplan i Tarifu Helpiona je předplatné měsíční nebo roční. Provozovatel vystaví fakturu elektronicky ve formátu PDF a zašle ji e-mailem. Platit lze bankovním převodem nebo platební kartou.
6.3. Objednatelé ze Slovenska. Objednateli se sídlem na Slovensku stanoví Provozovatel cenu a fakturuje ji v eurech (EUR). Objednateli, který má na Slovensku IČ DPH, fakturuje Provozovatel cenu bez DPH a daň odvádí Objednatel (přenesení daňové povinnosti). Ostatním Objednatelům ze Slovenska fakturuje Provozovatel cenu včetně české DPH.
6.4. Pokud Objednatel v průběhu předplaceného období překročí sjednaný počet Klientů o více než 10 %, Provozovatel mu na konci období vyfakturuje rozdíl mezi sjednaným a skutečným počtem Klientů. Rozhodný je nejvyšší počet Klientů evidovaných v Aplikaci během období.
6.5. Provozovatel je oprávněn upravit cenu vždy k 1. únoru o míru inflace za předchozí kalendářní rok vyhlášenou Českým statistickým úřadem (přírůstek průměrného ročního indexu spotřebitelských cen). Úpravu oznámí Objednateli e-mailem předem. Jiné změny ceny se řídí čl. 10.
6.6. Změna tarifu. Objednatel může kdykoli přejít z Tarifu Helpiona na Tarif Joplan; přechod proběhne bez zbytečného odkladu a Provozovatel vyfakturuje poměrný rozdíl ceny do konce předplaceného období. Přechod z Tarifu Joplan na Tarif Helpiona nebo snížení počtu Klientů je účinné od začátku následujícího předplaceného období.
6.7. Je-li Objednatel v prodlení s úhradou faktury déle než 30 dní, je Provozovatel oprávněn Službu pozastavit. Data Objednatele se při pozastavení nemažou. Je-li v prodlení déle než 90 dní, je Provozovatel oprávněn Smlouvu ukončit postupem podle čl. 7.
7.1. Smlouva se u obou tarifů sjednává na zvolené předplatné období (měsíc nebo rok). Po jeho uplynutí se automaticky prodlužuje o stejně dlouhé období, pokud ji kterákoli strana nevypoví nejpozději 7 dní před koncem aktuálního období. Výpověď nemusí být odůvodněna a Smlouva jí skončí ke konci aktuálního předplaceného období.
7.2. Výpověď stačí zaslat e-mailem: u Tarifu Joplan na info@joplan.cz, u Tarifu Helpiona na info@helpiona.cz. Provozovatel doručení výpovědi potvrdí e-mailem.
7.3. U obou tarifů může Smlouva dále skončit:
7.4. Zaplacená cena se při ukončení Smlouvy nevrací, ledaže Podmínky stanoví jinak (čl. 8.5).
7.5. Data po skončení Smlouvy. Objednatel si může před koncem Smlouvy své údaje z Aplikace exportovat. Po skončení Smlouvy Provozovatel data Objednatele (včetně osobních údajů Klientů) nevratně smaže nejpozději do 90 dnů, ledaže se strany dohodnou jinak. Do té doby může Objednatel požádat o obnovení přístupu. Ze záloh jsou data odstraněna do 30 dnů po smazání, auditní záznamy se uchovávají nejvýše 6 měsíců.
8.1. Provozovatel neodpovídá za obsah dat vložených Objednatelem ani za obsah individuálních plánů a jiných dokumentů, které Objednatel s pomocí Aplikace vytvoří, včetně textů navržených Helpionou.
8.2. Provozovatel neodpovídá za nepřímé škody a ušlý zisk. Celková náhrada škody, kterou Provozovatel Objednateli hradí, je omezena částkou, kterou Objednatel uhradil za Službu v posledních 12 měsících před vznikem škody. Omezení se nevztahuje na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.
8.3. Reklamace je oznámení, že Služba nefunguje, jak má, např. nelze se přihlásit, Aplikace dlouhodobě padá nebo nefungují její základní funkce. Reklamací není:
8.4. Reklamaci Objednatel uplatní e-mailem na info@joplan.cz (u Tarifu Helpiona na info@helpiona.cz) s popisem problému, časem, kdy nastal, a informací, zda se opakuje. Provozovatel potvrdí přijetí do 2 pracovních dnů a reklamaci vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.
8.5. Je-li reklamace oprávněná, Provozovatel chybu opraví. Pokud Služba nebyla delší dobu použitelná, poskytne Objednateli přiměřenou slevu nebo vrátí poměrnou část ceny za dobu nedostupnosti.
9.1. Při zpracování osobních údajů Klientů je Objednatel správcem a Provozovatel zpracovatelem. Jejich vztah upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů v Příloze 1, která je nedílnou součástí Podmínek. Další informace o zpracování osobních údajů jsou uvedeny na https://joplan.cz/gdpr.
9.2. Provozovatel může na e-mail kontaktní osoby Objednatele zasílat informace o Službě a souvisejících produktech a kurzech Provozovatele. Objednatel může zasílání kdykoli odhlásit odkazem v každém e-mailu. Provozní a servisní sdělení (např. odstávky, faktury, bezpečnostní upozornění) zasílá Provozovatel vždy.
9.3. Veškerá komunikace probíhá na e-mail uvedený v objednávce nebo později oznámený Objednatelem. Objednatel odpovídá za jeho aktuálnost. Písemnou formou se rozumí i e-mail.
10.1. Provozovatel může Podmínky měnit, zejména kvůli změně právních předpisů, rozsahu Služby nebo technologií. Změnu zveřejní na adrese https://joplan.cz/obchodni-podminky a oznámí Objednateli e-mailem nejméně 30 dní před její účinností.
10.2. Pokud Objednatel se změnou nesouhlasí, může Smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny; výpověď musí doručit před tímto dnem. Jinak se má za to, že se změnou souhlasí.
10.3. Stávající zákazníci Helpiony. Objednatel, který využíval samostatnou aplikaci Helpiona podle dřívějších obchodních podmínek, přijímá tyto Podmínky potvrzením souhlasu při prvním přihlášení do Aplikace. Dosavadní předplatné, cena a délka zaplaceného období zůstávají zachovány do konce aktuálního zaplaceného období.
10.4. Stávající zákazníci Joplanu jsou o těchto Podmínkách informováni postupem podle čl. 10.1 a 10.2.
10.5. Právní vztahy mezi stranami se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. Spory budou řešit přednostně dohodou, jinak příslušné soudy České republiky.
10.6. Je-li některé ustanovení Podmínek neplatné, ostatní ustanovení tím nejsou dotčena.
10.7. Podmínky jsou vyhotoveny v českém a slovenském jazyce. V případě rozporu mezi jazykovými verzemi má přednost česká verze.
10.8. Tyto Podmínky jsou platné a účinné od 1. 10. 2026. Nahrazují Obchodní podmínky pro uživatele programu Joplan účinné od 1. 1. 2026 a Obchodní podmínky aplikace Helpiona ve znění z 18. 2. 2026.
Tato smlouva podle čl. 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) upravuje zpracování osobních údajů Klientů mezi Objednatelem jako správcem a Provozovatelem jako zpracovatelem.
1.1. Zpracovatel zpracovává osobní údaje pro Správce výhradně za účelem poskytování Služby, tj. tvorby, ukládání a úprav individuálních plánů a souvisejících záznamů, včetně generování návrhů textů funkcí Helpiona.
1.2. Smlouva platí po dobu trvání Smlouvy o poskytování Služby a dále do smazání dat podle čl. 6 této přílohy.
2.1. Subjekty údajů: Klienti Správce, jejich blízké osoby a opatrovníci; Uživatelé Správce.
2.2. Typy údajů: jméno, věk, kontaktní údaje, popis situace Klienta (schopnosti, potřeby, přání, cíle, rizika, omezení), záznamy o plánování a průběhu služby. Mohou zahrnovat údaje o zdravotním stavu nezbytné pro individuální plánování. U Uživatelů jméno, e-mail a záznamy o činnosti v Aplikaci.
Zpracovatel se zavazuje:
4.1. Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Aktuálně jsou zapojeni:
| Zpracovatel | Účel | Umístění dat |
|---|---|---|
| Amazon Web Services (AWS) | Hosting aplikací a databáze, zálohy | EU – Německo (Frankfurt) |
| Microsoft Azure OpenAI | Generování textů funkce Helpiona | EU – Německo |
| Postmark (ActiveCampaign) | Odesílání systémových e-mailů Uživatelům | USA, přenos na základě rámce EU-US Data Privacy Framework |
4.2. O zamýšlené změně dalších zpracovatelů informuje Zpracovatel Správce e-mailem nebo v Aplikaci nejméně 30 dní předem. Správce může proti změně vznést námitku; nedohodnou-li se strany, může Správce Smlouvu vypovědět ke dni změny.
4.3. Zpracovatel ukládá dalším zpracovatelům stejné povinnosti k ochraně údajů, jaké má sám podle této přílohy.
Správce odpovídá za to, že má pro zpracování údajů Klientů právní základ, že Klienty o zpracování informoval a že do Aplikace vkládá jen údaje nezbytné pro poskytování sociální služby.
6.1. Po skončení Smlouvy Zpracovatel smaže všechny osobní údaje Klientů nejpozději do 90 dnů, pokud mu právní předpis neukládá je uchovat. Před smazáním umožní Správci jejich export.
6.2. Ze záloh jsou údaje odstraněny do 30 dnů po smazání z provozní databáze. Auditní záznamy se uchovávají nejvýše 6 měsíců.
Tato příloha je nedílnou součástí Podmínek a nabývá účinnosti současně se Smlouvou o poskytování Služby.